[Publicité] À partir du 01/01/2026, il deviendra légalement obligatoire d’échanger des factures électroniques via le réseau PEPPOL. Mais d’autres documents commerciaux, tels que des bons de commande et des bons de livraison, pourront également être envoyés ou reçus via ce même réseau. Choisissez un point d’accès PEPPOL à l’épreuve du temps et qui puisse soutenir la numérisation de l’ensemble de vos processus d’entreprise, incluant à la fois votre chaîne d’approvisionnement financière et logistique.
Facturation électronique obligatoire via le réseau PEPPOL
Le département financier de votre entreprise est probablement en plein mouvement depuis que le gouvernement a voté, en février, une loi imposant l’échange électronique, c’est-à-dire numérique, des factures entre entreprises à compter du 1er janvier 2026. Il ne s’agit pas simplement de factures PDF envoyées et reçues électroniquement, mais de factures pouvant également être interprétées et traitées automatiquement par un logiciel.
Les factures doivent suivre la norme PEPPOL BIS* et elles devront être échangées via le réseau PEPPOL. C’est pourquoi les départements financiers (espérons-le en collaboration avec l’IT) recherchent activement un point d’accès PEPPOL, qui est un prestataire de services capable de connecter le système financier (facturation, comptabilité ou ERP) dans lequel les factures sont créées et comptabilisées, au réseau PEPPOL. Si besoin, ce point d’accès assure également la traduction entre le langage de votre logiciel interne et la norme utilisée sur le réseau PEPPOL.
(* BIS signifie Business Interoperability Specification)
Autres documents commerciaux dans les processus order-to-cash et procure-to-pay
De la même manière qu’un ERP ne se choisit pas par un seul département, il est sage d’aborder la sélection du point d’accès PEPPOL de manière multidisciplinaire. Alors que beaucoup adoptent une approche purement financière, il est nécessaire de rappeler que la facture électronique n’est qu’un seul document parmi d’autres, représentant l’aboutissement du processus order-to-cash ou procure-to-pay.
La distinction entre ces deux processus repose sur la direction prise dans la chaîne d’approvisionnement. Dans le processus order-to-cash, vous êtes tourné vers l’aval : votre client déclenche le processus avec une commande, et vous échangez alors des documents avec une entité en aval de la chaîne. Dans le cadre de procure-to-pay, vous regardez vers l’amont : vous êtes l’acheteur qui envoie une commande à votre fournisseur. Vous échangez donc des documents avec une entité située plus haut dans la chaîne.
Tout au long de ces processus, divers documents financiers, commerciaux et logistiques peuvent être échangés. Pour tous ces types de documents, il existe une norme PEPPOL BIS afin de les numériser et de les automatiser. Ces échanges de documents concernent non seulement le département financier, mais aussi les départements logistiques et commerciaux.
- catalogue avec lequel le vendeur partage les informations produits (données de base) avec l’acheteur
- catalogue response qui permet à l’acheteur de rejeter ou d’accepter le contenu du catalogue
- order qui permet à l’acheteur de commander des produits (ou des services) auprès du vendeur
- order response (advanced) qui permet au vendeur de confirmer, de rejeter totalement ou partiellement la commande, de proposer des modifications à la commande (après quoi l’acheteur peut ou non envoyer une nouvelle commande, voir point 3)
- order change qui permet à l’acheteur d’envoyer une modification de sa commande (après quoi le vendeur peut à nouveau envoyer une réponse à la commande, voir point 4)
- order cancellation qui permet à l’acheteur d’annuler sa commande
- despatch advice qui permet au vendeur d’informer numériquement l’acheteur avant la livraison physique des produits qui seront livrés
- invoice qui permet au vendeur de facturer à l’acheteur les produits ou services livrés
- invoice response qui permet à l’acheteur d’informer le vendeur de l’état de la facture dans son processus d’approbation et de paiement
- credit note qui permet au vendeur d’envoyer à l’acheteur une correction de sa facture.
Il existe encore d’autres messages pour des usages spécifiques, qui ne seront pas abordés dans cet article.
Vous pouvez consulter les standards des documents commerciaux électroniques ici : facture/note de crédit + autres documents commerciaux.
Autre application : logistique
En plus de l’application order-to-cash et procure-to-pay, qui concerne l’échange de documents commerciaux électroniques entre partenaires commerciaux (client-fournisseur), il existe également un projet d’incubation PEPPOL pour une autre application : la logistique.
Cela permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques avec des sous-traitants logistiques qui effectuent pour elles des activités de transport et d’entreposage. Les premiers projets pilotes sont actuellement en cours en Scandinavie.
Certes, il n’en est qu’à ses débuts et se limite pour l’instant aux documents de transport.
Vous pouvez trouver la liste des documents logistiques ici.
Conclusion
PEPPOL est bien plus que l’échange de factures électroniques. Adoptez donc une approche multidisciplinaire qui inclut l’IT, les finances, la logistique et le commerce pour ce projet. Pensez large et à long terme.
Choisissez un point d’accès PEPPOL à l’épreuve du temps et qui puisse soutenir la numérisation de l’ensemble de vos processus d’entreprise, incluant à la fois votre chaîne d’approvisionnement financière et logistique.
C&W Logistics – PEPPOL soutien pour l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement – peppol@cwlogistics.be
Ceci est une contribution commerciale de C&W Logistics. Les rédacteurs ne sont pas responsables du contenu.