La facturation électronique via Peppol sera obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026. Les entreprises considèrent cette obligation comme une opportunité d’optimiser leur flux de travail numérique en matière de facturation.
Dirigez-vous une entreprise belge assujettie à la TVA ? Dans ce cas, la facturation électronique obligatoire via Peppol vous est probablement familière. Cette nouvelle législation stipule que toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront utiliser des factures électroniques à partir du 1er janvier 2026. L’obligation est déjà en vigueur depuis 2024 pour les marchés publics (B2G). La base de ces factures structurées est Peppol (Pan-European Public Procurement Online), une organisation européenne dont le siège est en Belgique.
En Belgique, la plupart des entreprises semblent être en bonne voie pour se conformer à cette nouvelle obligation. Notre pays a en effet fixé la date limite au 1er janvier 2026. C’est tôt par rapport à d’autres pays européens, mais cela nous donne une longueur d’avance considérable sur la réglementation européenne qui entrera en vigueur en 2030.
Nous nous entretenons avec Philippe Kimpe, responsable produit chez Lucy, et Roel Verbeeck, fondateur et PDG de Dokapi, spécialisé dans le traitement de documents financiers basé sur l’IA et point d’accès Peppol certifié. Ce que cela implique exactement sera clarifié dans cet article.
Au-delà de la préparation
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront envoyer et recevoir des factures via le système de facturation électronique Peppol. À partir de 2030, cela s’appliquera également à la facturation internationale. « C’est un avantage que notre gouvernement l’impose dès 2026. Cela nous donne quatre ans pour adopter la réglementation », explique Kimpe. Dans de nombreux autres pays européens, cette obligation n’est pas encore à l’ordre du jour, ce qui donne à la Belgique une longueur d’avance considérable.
La phase d’information est clairement derrière nous : les entreprises savent ce qu’elles doivent faire et prennent maintenant des mesures concrètes.
Roel Verbeeck, fondateur et PDG de Dokapi
Et cette adoption belge semble démarrer rapidement. « Les derniers chiffres montrent qu’un cinquième des entreprises belges sont déjà connectées à Peppol. C’est un signe clair que les entreprises ne sont plus dans une phase exploratoire, mais qu’elles prennent réellement des mesures pour se conformer », affirme Verbeeck.
Réduction des coûts
« Il est prouvé que Peppol permet d’économiser des coûts à long terme, que ce soit lors du passage des versions papier ou des factures PDF à la facturation électronique. » Kimpe explique : « Toutes les factures auront le même format et seront livrées dans la même boîte aux lettres. Il n’est de facto plus possible que des factures se perdent. Cela signifie que l’ensemble du flux jusqu’au comptable représente une économie. »
De plus, en Belgique, nous sommes confrontés à ce qu’on appelle l’écart de TVA. C’est la différence entre les recettes de TVA attendues et effectives. « Le déficit de TVA est estimé à 3,5 milliards d’euros et résulte principalement d’une combinaison de fraude et d’interprétation erronée des règles de TVA. Une fois que cette facturation électronique fonctionnera à plein régime, le gouvernement pourra également en tirer d’énormes avantages », affirme Kimpe.
La simplicité incarnée
Au cours de sa carrière dans différentes entreprises, Kimpe a découvert qu’il y avait un besoin de simplicité dans la facturation électronique. Peppol est le résultat de cette simplicité. « Nous nous sommes tous enregistrés un jour sur Facebook ou LinkedIn, aujourd’hui ce sera sur Peppol. Ce flux d’enregistrement est très simple, vous n’avez besoin que de votre numéro d’entreprise pour vous inscrire sur le réseau Peppol. »
La connexion entre votre entreprise et le réseau Peppol est établie grâce à ce qu’on appelle un point d’accès. Il forme le lien entre votre système logiciel interne et le réseau Peppol. Vous pouvez le comparer à un bureau de poste qui convertit vos documents au bon format, les envoie sur le réseau et reçoit les documents des autres.
Verbeeck souligne également les avantages et la simplicité du système Peppol. « Nous constatons une forte augmentation du nombre d’implémentations depuis le début de cette année. Nous sommes donc vraiment dans une phase où la plupart des entreprises comprennent bien ce qu’elles doivent faire et qui peut les aider. »
Processus
Par conséquent, de nombreuses entreprises considèrent cette obligation comme une opportunité de numériser leurs processus et d’optimiser leur flux de travail en matière de facturation. Pour les développeurs de logiciels, cette réglementation crée justement un levier supplémentaire pour aider leurs clients à accélérer leur parcours de numérisation.
Dans le marché des entreprises, la situation est quelque peu plus complexe. « Il ne s’agit pas uniquement d’une exigence de conformité, mais d’une intervention qui doit être profondément intégrée dans les processus et les flux de travail existants », affirme Verbeeck.
Néanmoins, il perçoit également des signaux positifs dans ce domaine. « Les entreprises qui sont déjà bien avancées dans leur transformation numérique disposent souvent d’un cadre solide dans lequel la facturation électronique peut être intégrée relativement aisément. Pour elles, il s’agit d’une prochaine étape logique. Pour d’autres, cela nécessite un peu plus de préparation, mais là aussi, nous ne ressentons pas de résistance structurelle – plutôt une vigilance saine. »
Créature d’habitude
Bien que la facturation électronique via Peppol puisse sembler d’une simplicité exemplaire, son adoption ne se déroulera pas de manière aussi fluide dans toutes les entreprises. Selon Kimpe, ce n’est qu’une question d’habitude. « Il y a à peine dix ans, tout le monde remettait encore son enveloppe brune contenant sa déclaration d’impôt sur le revenu. Entre-temps, nous avons oublié cela et tout le monde utilise Tax on Web. Je m’attends à ce que le même scénario se produise avec Peppol. »