Il ne reste que peu d’entreprises capables de fonctionner efficacement sans courrier électronique. Cette forme de communication est si profondément ancrée dans la vie professionnelle qu’elle est devenue une évidence. Lorsque vous prévoyez de consulter votre boîte de réception moins fréquemment pendant quelques jours, il est donc judicieux et courtois d’en informer vos correspondants par le biais d’une réponse automatique. Ce type de message est généralement connu sous le nom de message d’absence du bureau ou, plus simplement, OOO (Out Of Office).
L’appareil utilisé pour ce manuel est réglé en néerlandais. Le texte a été traduit automatiquement. La dénomination exacte des paramètres peut varier selon votre appareil.
Idéalement, un accès réduit à votre boîte de réception signifie que vous êtes en congé et profitez de vacances bien méritées. Malheureusement, il se peut aussi que vous soyez malade et que même la lecture des courriels aggrave votre mal de gorge. Une autre possibilité est que vous soyez en déplacement professionnel, que ce soit dans le pays ou à l’étranger. Dans ce cas, il est possible que vous soyez trop occupé à établir des contacts ou à écouter attentivement les explications lors d’une visite d’usine.
Quelle que soit la raison de votre absence, informez-en les personnes qui vous envoient des courriels pendant cette période au moyen d’un message automatique d’absence du bureau. Nombreux sont ceux qui ne savent évidemment pas que vous ne serez pas rivé à votre ordinateur ou à votre téléphone. Un tel message est rapidement configuré, mais sa rédaction mérite parfois une certaine réflexion. Nous vous expliquons ici comment procéder dans Microsoft Outlook.
Message d’absence du bureau dans Outlook
Nous examinerons d’abord l’application de bureau, pour la simple raison qu’il s’agit de la version préférée de la rédaction. Ensuite, nous aborderons également la version web et l’application mobile. Commençons par l’application Office traditionnelle pour Windows, qui reste la version préférée de nombreux utilisateurs. La procédure est la suivante :
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Étape 1 – Ouvrez Outlook
Avant de pouvoir informer tout le monde que vous ne consulterez pas ou peu votre boîte de réception pendant un certain temps, vous devez d’abord l’ouvrir. Sur le bureau, il vous suffit de cliquer sur l’icône Outlook dans la barre des tâches. Si elle ne s’y trouve pas, allez dans le menu Démarrer sans recevoir de rémunération supplémentaire et cliquez sur Outlook. Nous sommes partisans de la barre des tâches si vous utilisez l’application quotidiennement.
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Étape 2 – Accédez à la page appropriée
Dans la version de bureau, cliquez sur Fichier en haut à gauche, puis sur ‘Réponses automatiques’. Vous verrez immédiatement apparaître une fenêtre dans laquelle vous pourrez presque tout remplir. Cochez ‘Envoyer des réponses automatiques’ et vous êtes prêt à créer votre message.
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Étape 3 – Configuration et paramétrage
Tout d’abord, indiquez que votre message ne doit être envoyé que pendant une période spécifique et saisissez une date et une heure de début et de fin.
Vient ensuite la partie la plus agréable, la rédaction du texte proprement dit. Vous pouvez faire une distinction entre un message destiné aux personnes internes à votre organisation et un autre pour les externes. Le premier peut être un peu plus décontracté, selon l’ambiance qui règne au sein de votre entreprise. C’est également un facteur à prendre en compte pour le second, mais celui-ci sera généralement plus formel. Pour l’extérieur de votre entreprise, vous pouvez encore faire une distinction entre uniquement vos contacts et toute personne extérieure à votre organisation. Nous vous recommandons de cocher cette dernière option, car on ne sait jamais qui peut vous envoyer un courriel lorsque vous n’êtes pas en mesure de répondre immédiatement.
Relisez attentivement le tout et cliquez sur OK. Votre message est maintenant prêt pour les jours souhaités. Cliquez sur la flèche en haut à gauche et vous vous retrouverez dans votre boîte de réception.
Maintenant que Microsoft pousse activement la nouvelle version de l’application Outlook (bien que vous puissiez encore retarder la transition), il est utile d’examiner également comment configurer le message d’absence du bureau dans la nouvelle version. En effet, tout a un aspect légèrement différent dans le nouvel Outlook par rapport à l’ancienne version.
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Étape 1 – Accédez à la page appropriée
Après avoir lu le guide précédent, vous savez maintenant comment ouvrir Outlook. C’est l’une des rares choses que la nouvelle version n’a PAS changées. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de la barre d’outils pour ouvrir les paramètres et recherchez Comptes puis Réponses automatiques.
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Étape 2 – Configuration et paramétrage
Faites glisser le curseur vers la droite pour activer les réponses automatiques. Vous devez d’abord déterminer la période de votre absence. Définissez les heures de début et de fin, puis choisissez si vous souhaitez l’envoyer aux contacts internes ou externes à votre organisation. Saisissez maintenant un message qu’Outlook enverra à ceux qui vous écriront pendant votre absence, comme dans l’exemple ci-dessous.
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Étape 3 – Videz votre agenda
La nouvelle application Outlook dispose d’une fonctionnalité supplémentaire pratique. Avec la fonction de réponse automatique, vous pouvez faire nettoyer votre agenda pour la période de votre absence. Cochez Bloquer la période dans mon agenda et donnez un nom à l’événement. Ensuite, vous pouvez configurer Outlook pour qu’il supprime tous les rendez-vous déjà pris, par exemple d’une réunion d’équipe hebdomadaire, de votre agenda et décline poliment en votre nom lorsque quelqu’un essaie de fixer un nouveau rendez-vous.
Petite mise en garde pour ceux qui utilisent l’outil Microsoft Bookings pour prendre des rendez-vous : si vous marquez une journée entière comme absente, Bookings ne le prend pas automatiquement en compte.
Web et mobile
Nous allons maintenant brièvement aborder les deux autres options. Une grande partie du processus est similaire à l’application de bureau, donc cette section sera moins détaillée.
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Étape 1 – Ouvrez Outlook
Pour la version web, allez sur le site, cliquez sur Se connecter et entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Beaucoup de personnes l’ont probablement dans leurs favoris et peuvent simplement cliquer dessus.
Si vous souhaitez connaître la méthode via l’application mobile, nous supposons que vous l’avez déjà téléchargée. Donc activez-la sur votre téléphone ou tablette. Si ce n’est pas le cas, vous savez ce qu’il vous reste à faire.
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Étape 2 – Accédez à la page appropriée
Tant pour la version web que pour l’application mobile, vous devez passer par les Paramètres (l’icône d’engrenage bien connue). Dans l’application mobile, vous devez d’abord cliquer sur votre photo de profil.
Ensuite, allez dans la section ‘E-mail’ (web) ou choisissez votre compte e-mail (mobile) et faites glisser le bouton pour ‘Réponses automatiques’. Dans l’application mobile, vous pouvez déjà choisir qui recevra votre réponse automatique.
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Étape 3 – Configuration et paramétrage
C’est ensuite presque identique à l’application de bureau, juste dans une mise en page légèrement différente. Vous indiquez la date de début et de fin, ainsi que l’heure. Ensuite, vous rédigez le(s) texte(s) et cochez les options pour votre agenda.
La finalisation est simple : pour la version web, il suffit de fermer et d’enregistrer, dans l’application mobile, vous quittez l’écran et le système vous demande de confirmer.
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Étape supplémentaire 4 – Désactivation
Vos vacances sont annulées (dommage) ou vous êtes guéri (hourra) et le message d’absence n’est plus nécessaire ? Il est alors très simple de le désactiver. Voici les trois versions en un coup d’œil :
- Application de bureau : vous pouvez indiquer ‘Ne pas envoyer de réponses automatiques’ en haut de l’écran où vous avez tout rempli, et la fonction sera désactivée
- Version web : faites glisser à nouveau le bouton en haut vers la gauche et cliquez sur Enregistrer en bas
- Application mobile : remettez le curseur à gauche dans la fenêtre où vous avez tout rempli et confirmez en cliquant sur la flèche ou sur l’icône V
Comment rédiger un message d’absence du bureau ?
Les textes que nous avons utilisés comme exemples sont bien sûr juste cela, des exemples. Selon l’image que vous voulez projeter, vous pouvez mettre un message formel ou au contraire très décontracté. Peut-être une blague, si cela correspond à votre style et à celui de votre entreprise. Vous pouvez adapter le message pour les contacts internes et externes à l’organisation, si vous souhaitez qu’il soit plus informel pour vos collègues que pour vos relations professionnelles.
Il existe cependant quelques conventions ‘généralement acceptées’ sur ce qu’un message d’absence du bureau doit contenir :
- La période de votre absence ;
- La date à laquelle vous serez de retour ou prévoyez de l’être ;
- La raison de votre absence, bien que vous n’ayez certainement pas besoin d’entrer dans les détails ;
- Quel collègue est joignable pour les questions urgentes (et ses coordonnées).
Dans l’éventualité où vous accepteriez d’être dérangé(e), vous pourriez envisager d’ajouter votre numéro de téléphone (professionnel) à votre message, par exemple pour les affaires urgentes. C’est toutefois une décision que vous devez prendre vous-même, si cela ne vous dérange pas qu’un client vous appelle pendant que vous vous prélassez sur la plage. Il s’agit simplement d’une option supplémentaire que nous ne voulions pas omettre de mentionner. Si vous ne souhaitez vraiment pas être dérangé(e) et que vous n’avez pas l’intention d’ouvrir votre boîte de réception pendant toute la durée de vos vacances, c’est votre droit le plus strict, mais veuillez alors indiquer aimablement que le destinataire ne doit pas s’attendre à une réponse.
Conseil supplémentaire discret
Lorsque vous vous absentez pendant plus de quelques jours, une boîte de réception peut rapidement se remplir considérablement. Pour certaines personnes, cela peut même se produire en moins de temps. Si vous en avez la possibilité, vous pouvez ajouter un jour supplémentaire à la date de fin de votre message d’absence lors de sa configuration. Cela vous donnera plus de latitude pour traiter tous les courriels qui vous attendent lors de votre premier jour de retour. Cependant, ne le faites que si vous en avez l’option et que cela ne froisse pas vos collègues.
Ce guide pratique a été initialement publié le 8 décembre 2023 et a été mis à jour le 2 avril 2025.